Что такое визирование документа

Содержание

Визирование

визирование в Викисловаре

Эта статья — об одном из этапов документооборота. Об использовании визира в фото- и видеосъёмке см. визир; об использовании визира в навигации и прицеливании см. прицел.

Визи́рование — заверение документа официальным лицом путём проставления подписи, удостоверяющей, что подписывающий ознакомился с содержанием документа и согласен с ним. Визирование также может осуществляться посредством штампа или печати. Может удостоверять согласие с его содержанием или обязывать всех, кому он адресован, исполнять или руководствоваться изложенным в нём постановлениям. Визирование необходимо для устранения обезличивания в процессе управления.

Официально в письмах и служебных записках данное выражение «Визирование» писать некорректно и неправильно. Обычно выражение «Визирование» в официальной переписке заменяется на «Согласование».

Визирование документа — это согласование документа внутри организации, когда лицо-исполнитель оформляет документ листом (визой) согласования документа с указанием:

«должность»<без конечной точки!> «подпись» «Инициалы, Фамилия»<без конечной точки!> «дата:ДД мммм ГГГГ»<без конечной точки!>

В случае необходимости указания замечаний оформляется отдельный прилагаемый лист со следующей подписью:

Замечания прилагаются.

«должность»<без конечной точки!> «подпись» «Инициалы, Фамилия»<без конечной точки!> «дата:ДД мммм ГГГГ»<без конечной точки!>

«Визы» размещаются на оборотной стороне последнего листа визируемого документа в нижней части, для оригинала, который остается внутри организации. Для документа, который отправляется из организации «визы» размещаются на лицевой стороне копии визируемого документа.

Энциклопедичный YouTube

  • 1/3 Просмотров:3 427 444 10 095
  • Визирование/построение
  • Презентация видео-урока «Визирование и негативные пространства» — занятие №3 курс «Интуитив»
  • Как мерить карандашом пропорции в рисунке

Субтитры

>Как правильно визировать документы руководителю

Как правильно визироать документ

За каждый из перечисленных этапов отвечает отдельный специалист.

Кадровик должен посмотреть квалификацию, бухгалтер проверить оклад и тарификацию, другой специалист – провести инструктаж, начальник определит обязанности. Пример упрощенный, но уже видно, что один работник не должен нести ответственность за все перечисленные данные, содержащиеся в проекте.

Получается, что каждую часть должен проверить соответствующий специалист. Кроме того, он несет ответственность за включение правильных данных в проект. Для этого и проводится визирование документов в организации. Нужно отметить, что приказы по основной деятельности еще сложнее. Но суть остается той же.

Визирование документов – это процедура изучения и подтверждения правильности их должностными лицами.

Порядок проведения

Те, кто не сталкивался никогда с работой аппарата, вряд ли себе представляют, что собой представляет процесс создания любой важной бумаги. Проект готовит одно подразделение или специалист по поручению начальства. Как правило, эта работа ложиться на плечи человека, в чьи обязанности она входит согласно должностным инструкциям.

Далее необходимо передать его другим специалистам. В вышеприведенном примере ими являются: бухгалтер, юрист, непосредственный руководитель и тот, кто отвечает за технику безопасности. Каждый внимательно изучает проект и делает свое заключение.

Нередко к документу предлагается специальный лист согласования. Это удобно тем, что при незначительных переделках проекта его можно перепечатать заново, не собирая подписи по второму кругу.

  • Виза оформляется в соответствии с ГОСТ 6.30-2003. Как мы уже упоминали ранее, для внутренних документов достаточно указать должность ответственного лица, его личную подпись, ее расшифровку и дату. При внешнем визировании не забыть прописать «СОГЛАСОВАНО».
  • В конкретных случаях вначале прописывают «Имеются замечания», «Замечания прилагаются», «Согласен с учетом замечаний». Внимание Тут нужно не забыть указать ссылку на лист, приложение, где данные замечания перечислены.

Подведем итоги. Виза сама по себе — реквизит документа. Кроме того, она составной реквизит, так как содержит в себе (по ГОСТу) несколько элементов.

Какие именно — зависит от способов ее утверждения. Оно может быть внешним и внутренним.

Важно Как правило, подготовкой проекта данного документа занимается юридическое подразделение совместно с руководителем аппарата. Необходимо учесть все нюансы деятельности организации, ничего не упустить.

Логика приказа такова: руководство издает приказы по кадровой и основной деятельности. Следует просмотреть образцы каждого из названных видов и определить, каких должностей они касаются.

Последнее следует из должностных инструкций. Разберем пример.

Визирование кадровых приказов

Мы посмотрим с самой обывательской точки зрений.

Например:

Руководитель юридического отдела Личная подпись А.С. Орлов Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются Руководитель юридического отдела Личная подпись А.С.

Как правильно визировать документы образец

  • с целью предотвращения ошибок в планировании бухгалтерского и налогового учета;
  • прежде чем обратиться в суд для объективной оценки собственной правовой позиции;
  • для анализа процессуальной документации (иски, постановления, претензии);
  • для подтверждения законности ответов государственных и муниципальных органов, составленных в связи с подачей жалоб или заявлений;
  • для доказательства правомерности собственных действий, решений и документов;
  • перед совершением сделки купли-продажи ценного имущества для сохранения собственного морального и материального состояния от действий недобросовестных контрагентов (наличие прав собственности, техдокументация БТИ, соответствие правилам регистрации объекта и т.

Как правильно визировать документы

Если документ оформлен на бланке предприятия, то наименование должности должно быть сокращенное;

  • личная подпись;
  • расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

В реквизите «Подпись» допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.

Документы заверяют печатью предприятия.

Визирование — это своеобразный контроль качества документов.
Визы на документе подтверждают, что его содержание соответствует действительности, не противоречит закону, локальным актам, коллективному договору.

Существует два вида виз:

  • виза согласования;
  • виза ознакомления.

Виза согласования ставится на документе до того, как он будет подписан или утвержден руководителем предприятия, то есть визируется еще не документ, а его проект. Визируют документ только те лица, которых затрагивает содержание документа.

Как правильно визировать документы руководителю

Рассмотрим его более подробно.

Если обратиться к порядку визирования документов, мы увидим, что гриф согласования представлен двумя вариациями:

  • Согласование с определенным должностным лицом.
  • Согласование другим документом. Последним выступает некий протокол, письмо и проч.

Рассмотрим, как оформляется гриф согласования конкретным лицом:

  • СОГЛАСОВАНО (прописными буквами, без кавычек).
  • Должность ответственного лица с наименованием организации, которую оно представляет. Например «Директор школы №1».
  • Личная подпись и ее расшифровка (фамилия и инициалы).
  • Дата подписания документа.

В случае когда необходимо согласованием другим документом, оформление грифа стандартно следующее:

  • СОГЛАСОВАНО (прописными буквами, без кавычек).
  • Название подтверждающего документа. Например: «Протокол собрания профессионального комитета».
  • Дата составления документа.
  • Номер подтверждающей документации.

То есть, в конечном виде это будет выглядеть так:

СОГЛАСОВАНО

Протокол собрания профессионального комитета

18.12.2018 №1234.

В случае когда необходимо согласование документа сразу с несколькими организациями, к бумаге прикрепляется отдельный лист для ее визирования.

Таким образом, нам нужно различать два схожих, но не равнозначных понятия.

Как правильно визировать документы копия верна

В частности, в Правилах говорится: “Проект нормативного правового акта подлежит согласованию с заинтересованными министерствами и ведомствами, если такое согласование является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также если в нормативном правовом акте содержатся положения, нормы и поручения, касающиеся других министерств и ведомств. Согласование нормативного правового акта оформляется визами.

Визирование документов — это что такое? правила визирования

Прежде чем подавать на подпись директору организационно-распорядительный документ, будь то приказ, правила внутреннего трудового распорядка или должностная инструкция, его нужно согласовать с заинтересованными лицами, то есть завизировать.

Для оформления виз существуют особые правила. Давайте посмотрим какие. Визирование необходимо в любой организации, ведь это своеобразный контроль качества документов.

Внимание Если право подписывать документы предоставлено заместителям руководителя или руководителям структурных подразделений, они подписывают документ с указанием своей должности, например: Заместитель руководителя Личная подпись Е.

Ю. Хавкина или Начальник мобилизационного отдела Личная подпись А. Д.

Головин Право совершать сделки и, соответственно, подписывать договоры может быть предоставлено должностному лицу на основании доверенности, выданной руководителем организации. Порядок оформления доверенностей установлен ГК РФ (ст. ст.

Как правильно визировать документы ведущему бухгалтеру

Или на левом поле последнего листа экземпляра ксерокопии, который будет оставлен в организации.

  • Подлинник бумаги остается в компании. В большинстве случаев это внутренняя документация. Визу проставляют на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинного документа.

Во всех учреждениях обязательно составляют список важнейших документов с указанием лиц, чьи визы необходимы для признания подлинности этих бумаг, придания документации юридической силы.

Такой перечень обычно можно найти в приложениях к инструкциям по делопроизводству. Каждый из специалистов данной службы должен четко представлять, без визы каких ответственных лиц документ будет недействительным.

Внешнее визирование документов в организации может происходить с привлечением целого спектра сторонних учреждений:

  • Подчиненные и неподчиненные органы. В случае если бумага как-либо затрагивает их интересы.
  • Научно-исследовательские организации.
  • Общественные объединения.
  • Органы вневедомственного и государственного контроля.
  • Вышестоящие подразделения и проч.

Внешнее согласование документации может быть оформлено следующим образом:

  • Протокол обсуждения проекта документации.
  • Протокол согласования.
  • Гриф согласования.

Как показывает практика, самым распространенным является именно последний вариант.

Как правильно визировать документы исполняющему обязанности

  • предупредительный пункт об ответственности за преднамеренную дачу ложных результатов;
  • перечень вопросов эксперту;
  • список исследуемых объектов, способ их доставки (упаковка);
  • данные об участниках – свидетелях процесса судебной экспертизы;
  • ходатайства о предоставлении дополнительных материалов;
  • существенные дополнительные обстоятельства дела.

Исследовательская часть содержит:

  • информацию о состоянии исследуемых материалов;
  • методику и технические условия экспертизы;
  • предварительные результаты проведенных анализов;
  • перечень законодательных документов и справочной литературы, используемой в процедуре;
  • резюмирование проведенной работы.

Традиционно для каждого вопроса, заданного эксперту, выделяется отдельная часть исследования. Часто текстовое содержание дополняется для наглядности иллюстрациями, фотографиями, схемами, которые выносятся в отдельные приложения.

Как правильно визировать копии документов

Данные субъекты могут подпадать под действие норм Общего положения о юридической службе министерства, который является другим центральным органом исполнительной власти, государственного предприятия, учреждения, организации, утвержденного постановлением Кабмина от 27.08.95 г. № 690 (далее — Положение о юридической службе), в п. 8 которого указывается, что проекты приказов и других нормативных актов, которые могут быть поданы на подпись руководства, должны быть обязательно проверены и завизированы юридической службой данного органа.

Должен ли главный бухгалтер (бухгалтер) визировать документы, которые передаются на подпись руководству? Законодательством такая обязанность не предусматривается, но если ее предусмотреть в должностной инструкции или другом локальном акте предприятия, от главного бухгалтера (бухгалтера) можно потребовать завизирования документа. То же можно отнести к работникам юридической службы или другого структурного подразделения.

Споры по договорам

Нередко между работниками предприятия могут возникнуть споры по поводу того, в какой очередности необходимо визировать документы.

Конечно же, этот вопросоставляется на усмотрение предприятия. Но принятым считается, чтобы юрисконсульт (иной работник юридической службы предприятия) проходил визирование документа последним.

Это правило было установлено и в упомянутом нами п. 8 Положения о юридической службе.

Согласно п.

Согласование и регистрация приказов

Правила оформления приказов по основной деятельности смотрите в предыдущей статье.
Сейчас в продолжение темы давайте рассмотрим правила согласования приказов и проведение регистрации приказов.

Согласование приказа

Будет очень хорошо, если порядок согласования приказов прописан в инструкции по делопроизводству организации. Необходимо обязательно проводить согласование приказов с проставлением виз.

Проект приказа по основной деятельности должны визировать, как правило, заместитель руководителя, отвечающий за соответствующее направление деятельности организации, и начальники отделов:

  • кто готовит приказ,
  • кому даются поручения – еще на стадии подготовки надо заложить рациональную систему исполнения с реалистичным сроком, чтобы в дальнейшем не вносить изменения,
  • юридической службы,
  • службы делопроизводства – визирует в последнюю очередь, чтобы проверить правильность оформления приказа,
  • главный бухгалтер – приказы по финансовым вопросам,
  • прочие заинтересованные – если необходимо.

Визы можно проставлять на обороте последнего листа приказа или на листе согласования. Виза обязательно должна содержать расшифровку должности, фамилию с инициалами и дату (про дату не забывать).

Лучше предпочесть последний вариант согласования – на отдельном листе. Когда приходится приказ переделывать, то визы не всегда надо повторно собирать. В нашей организации, например, визирующие очень любят добавлять какую-нибудь мелочь от себя. Пустячок, а им приятно, но только приказ-то надо распечатывать заново.

Итак, проект приказа может визироваться с отметкой «с замечаниями». Эти самые замечания оформляются на отдельном листе в произвольной форме. И они должны учитываться при доработке проекта приказа.

В случае наличия замечаний принципиального характера, проект приказа необходимо перепечатать и согласовать вновь (собрать все подписи заново). Так что стоит подумать какую визу труднее всего получить и начинать согласование с этого человека.

Если присутствуют замечания только редакционного характера, то проект приказа переоформляют, но визы согласования не проставляют повторно.

После получения всех необходимых виз на отдельном листе согласования, на обратной (чистой) его стороне распечатывается последняя (или единственная) страница приказа.

Смысл в том, чтобы подписи согласования оказались на обороте приказа после удовлетворения всех пожеланий. Так поступают в федеральных органах власти, у них там очень много визирующих.

И таким образом они уменьшают вероятность повторного визирования в процессе согласования в случае переоформления приказа (иногда неоднократного).

Когда согласование приказа завершено – время его подписывать.

Приказы по основной деятельности должен подписывать только руководитель организации. Либо лицо, которому официально предоставлено такое право, например, приказом о распределении полномочий (или допускается отдельным приказом), зафиксировано в должностной инструкции.

В случае его временного отсутствия (отпуск, командировка и т.д.) подписывать приказы имеет право исполняющий обязанности руководителя.

Кто будет исполнять обязанности руководителя надо закрепить в приказе по основной деятельности – один раз на все случаи жизни, либо издавать каждый раз новый приказ в случае отсутствия руководителя.

После подписания приказа в него нельзя вносить какие-либо изменения. Хотя в нашей организации иногда (действительно очень редко) переделывали приказ задним числом.

Регистрация приказов

Только после подписания приказы регистрируются (принято в этот же день) службой делопроизводства по порядку номеров с указанием даты. Каждый год нумерация опять начинается с единицы, хотя сам журнал регистрации приказов может вестись несколько лет.

Это важно: регистрация приказов по основной деятельности осуществляется отдельно от распоряжений, а также отдельно от приказов по административно-хозяйственным вопросам и по личному составу. В основном это обусловлено различными сроками хранения.

Приказы по основной деятельности имеют постоянный срок хранения. В организациях, которые не будут передавать свои документы на государственное хранение – подразумевается до ликвидации. Остальные перечисленные категории приказов имеют временные сроки хранения – 5 лет или 75 лет в зависимости от их вида. Сейчас не будем об этом подробно.

Регистрацию приказов можно проводить в электронном виде. Этой же цели может служить журнал регистрации приказов – образец его приведен ниже. Если нравится, то назовите книга регистрации приказов. В двух последних случаях имеется в виду регистрация на бумажных носителях.

База данных регистрации приказов по основной деятельности имеет постоянный срок хранения вне зависимости от выбранного названия. Выберите естественно что-то одно. Если регистрация ведется в электронной базе, то вовсе не обязательно (даже и не нужно) ее дублировать на бумаге.

Не существует единого образца журнала регистрации приказов, сама форма не регламентируется никакими нормативно-методическими документами. Поэтому допускается добавить нужные графы или убрать, по вашему мнению, лишние.

Вы можете принять за основу этот образец журнала регистрации приказов.doc

Часто в организации возникают вопросы, что делать, если необходимо приказ зарегистрировать задним числом. Понятно, что не положено, но если очень нужно… Можно попробовать оставлять пустые резервные номера в разумных пределах. Но учитывайте, что пропущенные номера в журнале регистрации приказов не есть хорошо.

Иногда регистрируют приказ под уже существующим номером с добавлением литеры (выглядит № 5а). Двойные номера в журнале регистрации приказов тоже не есть хорошо. В общем, существует маленький простор для маневра.

Согласование проекта документа: 7 главных вопросов

Лучше перебдеть, чем недобдеть.

Народная мудрость

Думаю, что не ошибусь, если скажу, что любого секретаря, работающего в организации, где отсутствуют четкие правила ведения документооборота или эти правила недостаточно тщательно проработаны, неоднократно посещали мысли о высокой ответственности, которую он несет на своих плечах при подготовке того или иного организационного, распорядительного или коммерческого документа.

Я вполне разделяю это беспокойство. Ведь вопросы, затрагиваемые в документах, подчас лежат в настолько различных плоскостях, что одному человеку, будь он даже семи пядей во лбу, зачастую непросто или даже невозможно разобраться во всех тонкостях, скрытых нюансах и возможных последствиях, которые повлечет за собой подписание того или иного документа.

Выходом для делопроизводителя (секретаря) в данном случае будет являться процедура согласования проекта документа перед утверждением его руководящим лицом компании.

Давайте попробуем выработать, отладить, утвердить и запустить в действие жизнеспособный механизм согласования проектов документов, способный снять с сотрудника службы делопроизводства или канцелярии бремя ответственности и свести к минимуму ошибки при составлении и утверждении тех или иных документов компании.

Наша справка

Существуют две формы согласования: внутренняя и внешняя.

Внутреннее согласование – это анализ и оценка ведущими специалистами (руководителями соответствующих служб или подразделений организации) проекта документа с целью проверки корректности формулировки содержания, возложения ответственности, сроков исполнения, финансовых выгод или потерь, проверки соответствия данного документа действующему законодательству и локальным нормативным актам компании.

Внешнее согласование – это согласование документа со сторонними организациями или их должностными лицами.

Внешнее согласование, в зависимости от содержания документа, может проводиться как с подчиненными, так и с неподчиненными органами (если содержание документа затрагивает их интересы), научно-исследовательскими организациями, различными комитетами и общественными организациями, контролирующими органами и т.д.

1. Каким документом в организации регулируется процедура согласования того или иного документа?

Вот что говорится в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76:

Извлечение

из Методических рекомендаций

3.3.4. Подготовка нормативных правовых актов федерального

органа исполнительной власти

В Инструкции по делопроизводству раскрывается:

состав реквизитов нормативного правового акта и порядок их оформления;

порядок и сроки подготовки проекта нормативного правового акта;

порядок его согласования (согласование нормативного правового акта с должностными лицами федерального органа исполнительной власти, согласование проекта акта с другими органами федеральной исполнительной власти, если в нем содержатся положения, нормы и поручения, касающиеся других федеральных органов исполнительной власти, иных органов и организаций, порядок согласования проекта нормативного акта, подготовленного федеральной службой или федеральным агентством, с федеральным министерством, в ведении которых они находятся);

состав документов, сопровождающих проект, и приложений к нему, правила их оформления;

порядок представления нормативного правового акта на экспертизу в Министерство юстиции Российской Федерации;

порядок принятия (подписания, утверждения) нормативных правовых актов;

порядок доведения нормативного правового акта до исполнителей.

Таким образом, основным руководством к действию, в котором должен быть прописан порядок согласования документов, является инструкция по делопроизводству.

Как показывает мой опыт работы, далеко не во всех организациях этот документ составлен должным образом и с детальной проработкой процесса. Многие организации не имеют не то что отработанной процедуры согласования, но и самой инструкции. Поэтому рассмотрим этот, самый неприятный для нас случай.

У секретаря или делопроизводителя такой организации сразу возникает целый ряд вопросов.

2. В каких случаях и проекты каких видов документов на стадии создания требуют согласования?

Внутреннее согласование документов

В процедуре подготовки документов важная роль принадлежит согласованию – экспертизе подготовленного проекта документа заинтересованными лицами. Согласование документов может быть внутренним (согласование проекта документа с должностными лицами и работниками организации) и внешним (согласование проекта документа с другими организациями).

В процедуре подготовки документов важная роль принадлежит согласованию – экспертизе подготовленного проекта документа заинтересованными лицами. Согласование документов может быть внутренним (согласование проекта документа с должностными лицами и работниками организации) и внешним (согласование проекта документа с другими организациями).

Внутреннее согласование называется также визированием, а отметка о внутреннем согласовании, проставляемая на документе или листе согласования, – визой. Рассмотрим особенности внутреннего согласования документов.

Круг лиц, визирующих документ

Согласование документа проводится до подписания или утверждения документа. Руководитель организации, подписывающий или утверждающий документ, всегда должен обращать внимание на наличие на документе необходимых виз.

Согласование документа всеми заинтересованными лицами необходимо для принятия правильного управленческого решения, позволяет повысить качество принимаемых решений и ответственность работников организации за их выполнение.

Визирование документа проводится всеми заинтересованными лицами, то есть теми, кого в той или иной степени затрагивает содержание документа, кому затем придется исполнять документ.

Визируются все документы, содержащие управленческое решение, принимаемое единолично руководителем, например правила, положения, инструкции, регламенты, штатное расписание, приказы, распоряжения, указания, договоры (гражданско-правовые, трудовые), деловые письма, акты, справки, докладные и служебные записки и др.

Не подлежат визированию документы, отражающие коллегиальную деятельность – деятельность по совместному принятию решений, например постановления, решения, акты.

Круг лиц, визирующих документ, определяется исполнителем (ответственным исполнителем). К визированию проекта документа, как правило, привлекаются должностные лица, компетентные в рассмотрении поставленных вопросов, и лица, которые будут исполнять принятые решения.

Например, приказы по основной деятельности, как правило, визируются:

  • руководителем подразделения, подготовившего проект документа;
  • руководителями заинтересованных подразделений (исполнителей);
  • юридической службой;
  • заместителями руководителя организации;
  • службой документационного обеспечения управления.

Приказы по личному составу, как правило, визируются:

  • руководителем службы персонала;
  • главным бухгалтером (приказы о приеме, переводе, увольнении, поощрении, установлении надбавок и др.);
  • руководителями заинтересованных подразделений;
  • юридической службой;
  • работником, которого затрагивает содержание приказа (после подписания приказа руководителем).

Деловые письма визируются:

  • исполнителем;
  • руководителем подразделения, подготовившего письмо;
  • руководителями заинтересованных подразделений (бухгалтерии, юридической службы и др.), если этого требует содержание письма;
  • заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, если письмо подписывает руководитель.

Если в процессе согласования в проект документа вносятся значительные поправки, дополнения, замечания, документ подлежит доработке исполнителем, после чего – повторному визированию.

Процесс визирования документа

Визы могут проставляться: на самом документе (на лицевой стороне последнего листа документа под подписью), на обороте последнего листа документа или на отдельном листе согласования (визирования).

При визировании распорядительных документов виза чаще всего проставляется на обороте последнего листа документа (подлинника) или отдельном листе согласования. Лист согласования оформляется следующим образом:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

проекта приказа “О…”

Наименование должности лица Подпись, дата И.О. Фамилия

Наименование должности лица Подпись, дата И.О. Фамилия

Наименование должности лица Подпись, дата И.О. Фамилия

Исполнитель – И.О. Фамилия, должность, подразделение, телефон

Под визами и указанием исполнителя на листе согласования могут указываться сведения о рассылке. Оформляется это, как правило, следующим образом:

РАЗОСЛАТЬ: (или: РАССЫЛКА)

Должность, фамилия работника, при необходимости – количество экземпляров.

Лист согласования является неотъемлемой частью документа и помещается в дело на хранение вместе с документом.

Если основной документ (приказ, распоряжение, правила, инструкция, положение и др.), подлежащий согласованию, имеет приложения, каждое приложение визируется руководителем подразделения-исполнителя.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” виза включает в себя: подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы и фамилию), дату подписания.

Например:

Начальник коммерческого отдела

В.А. Сидоров

Виза на документе — это… Определение понятия, порядок, критерии, ответственные

  • 24 Мая, 2019
  • Термины
  • Юлия Абдулбарова

Документы обретают юридическую силу только после того, как их подпишут или согласуют. Но кто имеет право на это? В каком порядке происходит согласование? Виза на документе — это его подписание? Данные вопросы мы и разберем в статье.

Что это такое?

Виза на документе — это не отметка о разрешении на въезд в страну. Это качественно иное понятие.

Что такое виза на документе? Рассмотрим подходящие в данном контексте определения:

  • Пометка должностного лица.
  • Надпись на акте или документе, придающая ему силу или удостоверяющая подлинность.
  • Надпись должностного лица на документации, придающая ей юридическую силу.
  • Резолюция, указание исполнителям, разрешение на проведение определенных работ, совершение конкретных действий.
  • Штамп, надпись, отметка в документе, свидетельствующая о подлинности или юридической силе бумаги.
  • Послание, которое свидетельствует, что лицо, которое получает бенефицию, имеет на нее полное право.

Виза на документе — это, как мы разобрались, определенная надпись, печать, штамп, отметка. Теперь разберемся, в каких случаях и кем это проставляется.

Что такое визирование?

Перейдем к следующему термину. Визирование документов — это заверение их официальным лицом путем проставления личной подписи. Последняя удостоверяет, что визировавший ознакомился с содержанием документации и согласен с ним.

Виза на документе — это печать, штамп, личная подпись. Может не только удостоверять согласие с содержанием документа, но и обязывать всех, кому адресована данная бумага, руководствоваться изложенными в ней предписаниями либо непосредственно исполнять их.

Главная цель визирования, согласования документов в том, чтобы устранить обезличивание в разного рода деловых процессах.

При этом надо помнить, что официально слово «визирование» в деловых бумагах употреблять некорректно. Тут уместно применять термин «согласование». В деловой переписке эти слова являются синонимами, однако «визирование» более подходит для неофициальных бесед.

Таким образом, визирование — это согласование документа. Случай, когда исполнитель оформляет деловую бумагу визой (личной подписью, штампом). Выделяются визы согласования, указания, замечания.

Визирование (согласование) документации может быть как внешним, так и внутренним. Рассмотрим особенности этих двух случаев.

Внутреннее согласование

Оно производится с теми подразделениями, отделами, участие которых предусматривается при реализации данного документа. Если в учреждении действует юридическая служба, то бумаги до их визирования обязательно согласовываются со специалистом-юристом. Также документ может согласовываться с зам. руководителя, в поле ведения которого находятся вопросы, отраженные в бумаге.

Если выполнение документации связано с какими-либо финансовыми тратами, то ее обязательно визирует финансовая служба. В большинстве случаев подпись ставит главный бухгалтер. Он заверяет соглашения и договоры, связанные с получением/отпуском материальных ценностей, выполнением работ и оказанием услуг, приказы об установлении окладов, надбавок к заработной плате, положения о премировании.

Особенности оформления

Разберем теперь критерии визирования документов. Что касается внутреннего согласования, то к визе предъявляются следующие требования:

  • Указание должности визирующего должностного лица.
  • Его личная подпись.
  • Расшифровка последней (фамилия и инициалы).
  • Дата подписи.

Если визирующее лицо не согласно с содержанием документа, у него имеются дополнения и замечания к проекту, то все это излагается на отдельном листе. Он также подписывается и прилагается к основному документу.

Виза тут будет оформлена следующим образом:

  • Надпись «Замечания прилагаются…»
  • Должность.
  • Личная подпись ответственного лица.
  • Расшифровка (фамилия и инициалы работника).
  • Дата согласования документа.

Место визы

Где ставится виза? Тут два случая:

  • Подлинник бумаги отправляется из организации. Визу располагают ниже подписи. Или на левом поле последнего листа экземпляра ксерокопии, который будет оставлен в организации.
  • Подлинник бумаги остается в компании. В большинстве случаев это внутренняя документация. Визу проставляют на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинного документа.

Во всех учреждениях обязательно составляют список важнейших документов с указанием лиц, чьи визы необходимы для признания подлинности этих бумаг, придания документации юридической силы. Такой перечень обычно можно найти в приложениях к инструкциям по делопроизводству. Каждый из специалистов данной службы должен четко представлять, без визы каких ответственных лиц документ будет недействительным.

Внешнее согласование

Внешнее визирование документов в организации может происходить с привлечением целого спектра сторонних учреждений:

  • Подчиненные и неподчиненные органы. В случае если бумага как-либо затрагивает их интересы.
  • Научно-исследовательские организации.
  • Общественные объединения.
  • Органы вневедомственного и государственного контроля.
  • Вышестоящие подразделения и проч.

Внешнее согласование документации может быть оформлено следующим образом:

  • Протокол обсуждения проекта документации.
  • Протокол согласования.
  • Гриф согласования.

Как показывает практика, самым распространенным является именно последний вариант. Рассмотрим его более подробно.

Если обратиться к порядку визирования документов, мы увидим, что гриф согласования представлен двумя вариациями:

  • Согласование с определенным должностным лицом.
  • Согласование другим документом. Последним выступает некий протокол, письмо и проч.

Рассмотрим, как оформляется гриф согласования конкретным лицом:

  • СОГЛАСОВАНО (прописными буквами, без кавычек).
  • Должность ответственного лица с наименованием организации, которую оно представляет. Например «Директор школы №1».
  • Личная подпись и ее расшифровка (фамилия и инициалы).
  • Дата подписания документа.

В случае когда необходимо согласованием другим документом, оформление грифа стандартно следующее:

  • СОГЛАСОВАНО (прописными буквами, без кавычек).
  • Название подтверждающего документа. Например: «Протокол собрания профессионального комитета».
  • Дата составления документа.
  • Номер подтверждающей документации.

То есть, в конечном виде это будет выглядеть так:

СОГЛАСОВАНО

Протокол собрания профессионального комитета

18.12.2018 №1234.

В случае когда необходимо согласование документа сразу с несколькими организациями, к бумаге прикрепляется отдельный лист для ее визирования.

Виза согласования

Таким образом, нам нужно различать два схожих, но не равнозначных понятия. Это виза согласования и гриф согласования. Рассмотрим их отличительные черты.

Виза согласования характеризуется следующим:

  • Определение по ГОСТу: реквизит, который фиксирует согласие/несогласие ответственного лица с содержанием документа.
  • Кто уполномочен проставлять? Визу согласования прописывают исполнители (отделы, участвующие в реализации данного документа), заместитель руководителя по соответствующему вопросу, юридический отдел компании.
  • Включает в себя наименование должности визирующего, его личную подпись с расшифровкой и дату.
  • Виза согласования заверяет такие деловые бумаги, как организационные и распорядительные документы, технологические акты, типовые формы внутренней документации, доверенности и договоры.

Гриф согласования

Визирование документов руководителем — не единственный способ их подписания. Рассмотрим теперь отличительные черты грифа согласования:

  • Определение по ГОСТу: реквизит, что выражает согласие стороннего учреждения, не являющегося автором документации, с ее содержанием.
  • Кто уполномочен проставлять гриф? Неподчиненные и подчиненные структуры, вышестоящие ведомства, общественные и научные организации, государственные и вневедомственные образования.
  • Обязательно включает в себя слова «СОГЛАСОВАНО», должность подписывающего лица, наименование организации, личную подпись, расшифровку и дату. Если соглашение подтверждается документом, то после «СОГЛАСОВАНО» указывается его название, дата составления и порядковый номер.
  • Примерами документов, для которых необходим гриф согласования, являются договоры, контракты, кадровые бумаги (требующие согласования с профсоюзом).

Ответственные лица

В зависимости от содержания документации может потребоваться ее визирование самыми разными должностными лицами. Представим стандартный список сотрудников, кто уполномочен ставить визу согласования:

  • Составители проекта данного документа.
  • Исполнители, которым дано составленное поручение.
  • Представители юридического отдела.
  • Сотрудники службы делопроизводства.
  • Главбух.
  • При необходимости — другие заинтересованные работники организации.

Сроки согласования

Какие-то определенные сроки визирования документации определить сложно. Для каждого типа деловой бумаги они определяются в индивидуальном порядке. На это влияет следующее:

  • Важность данного документа в иерархии деловых бумаг.
  • Сложность конкретной документации.
  • Количество этапов согласования бумаги.
  • Число задействованных в визировании должностных лиц.

Основные правила

В заключение перечислим основные правила оформления виз и грифов:

  • Виза проставляется строго на обороте последнего листа проекта непосредственно под текстом. Нередко к документу предлагается специальный лист согласования. Это удобно тем, что при незначительных переделках проекта его можно перепечатать заново, не собирая подписи по второму кругу.
  • Виза оформляется в соответствии с ГОСТ 6.30-2003. Как мы уже упоминали ранее, для внутренних документов достаточно указать должность ответственного лица, его личную подпись, ее расшифровку и дату. При внешнем визировании не забыть прописать «СОГЛАСОВАНО».
  • В конкретных случаях вначале прописывают «Имеются замечания», «Замечания прилагаются», «Согласен с учетом замечаний». Тут нужно не забыть указать ссылку на лист, приложение, где данные замечания перечислены.

Подведем итоги. Виза сама по себе — реквизит документа. Кроме того, она составной реквизит, так как содержит в себе (по ГОСТу) несколько элементов. Какие именно — зависит от способов ее утверждения. Оно может быть внешним и внутренним. Стандартными составляющими визы являются: наименование должности ответственного лица, его личная подпись, расшифровка в виде фамилии с инициалами и дата подписания документа.

Чем отличается визирование от подписания ?

  1. Визирование документа проводится до подписания документа всеми заинтересованными лицами, т. е. теми, кого затрагивает содержание документа. В обязательном порядке документы визируются: — ответственным работником исполнителем; — начальниками отделов или подразделений, которые представили документ и (или) которым в документе предусматриваются задания и поручения; — юрисконсультом (в предусмотренных случаях).
  2. Визирование проставление подписи на документе официальным лицом, означающее его согласие с содержанием данного документа. Визировать документ, например, может даже уборщица или дворник, в случае, если, по мнению руководителя, содержание этого документа требует ознакомления и согласия их в части вопросов, касающихся их компетенции.
    Подписание же документа юридический факт, придающий этому документу юридическую значимость, юридическую силу (локальный нормативно-правовой акт, иной юридически значимый документ) . Подписание документа для придания ему юридической значимости, юридической силы возможно и допустимо лицом, которое на законных основаниях наделено для этого соответствующими полномочиями и несет за придание этому документу юридической значимости определенную ответственность.
  3. Подписывает руководитель, визируют начальник отдела от которого исходит данный документ, юрист и начальник отдела иных структурных подразделений, которых затрагивает данный документ ( обычно главный бухгалтер или допустим главный инженер) . Можно прямо на документе ставить визу, можно на отдельном листе согласования. Затем уже документ попадает на подпись начальнику.

Смотреть что такое «Визирование» в других словарях:

  • Визирование — операция по совмещению изображения сетки нитей зрительной трубы с визирной целью. Источник … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • ВИЗИРОВАНИЕ — 1. ВИЗИРОВАНИЕ1, визирования, мн. нет, ср. (офиц.). Действие по гл. визировать1. Визирование паспорта. 2. ВИЗИРОВАНИЕ2, визирования, мн. нет, ср. (спец.). Действие по гл. визировать2. Визирование отдаленных предметов. Толковый словарь Ушакова.… … Толковый словарь Ушакова

  • ВИЗИРОВАНИЕ — 1. ВИЗИРОВАНИЕ1, визирования, мн. нет, ср. (офиц.). Действие по гл. визировать1. Визирование паспорта. 2. ВИЗИРОВАНИЕ2, визирования, мн. нет, ср. (спец.). Действие по гл. визировать2. Визирование отдаленных предметов. Толковый словарь Ушакова.… … Толковый словарь Ушакова

  • Визирование — проставление подписи на документе официальным лицом, означающее его согласие с содержанием данного документа. Словарь бизнес терминов. Академик.ру. 2001 … Словарь бизнес-терминов

  • визирование — ВИЗИРОВАТЬ 1, рую, руешь; анный; сов. и несов., что. Поставить (ставить) визу на чем н. В. документ, паспорт. Толковый словарь Ожегова. С.И. Ожегов, Н.Ю. Шведова. 1949 1992 … Толковый словарь Ожегова

  • визирование — сущ., кол во синонимов: 2 • визировка (1) • подписание (8) Словарь синонимов ASIS. В.Н. Тришин. 2013 … Словарь синонимов

  • Визирование — совмещение визирной линии (оптической оси) астрономического, геодезического, угломерного и другого оптического инструмента с направлением на избранную наблюдателем удаленную точку или на небесное светило. EdwART. Толковый Военно морской Словарь,… … Морской словарь

  • визирование — Подписание документа должностным лицом, удостоверяющее согласие с его содержание или обязующее всех, кому он адресован, исполнять или руководствоваться изложенным в нем. В. необходимо для устранения обезлички в процессе управления.… … Справочник технического переводчика

  • Визирование — (англ. visa a passport) проставление визы (на документе, паспорте) … Энциклопедия права

  • визирование — I. ВИЗИРОВАНИЕ I я, ср. visière f. В геод. направление луча зрения чрез две точки инструмента на какой л. предмет. Павленков 1911. Визирование, или наука счислением мерятельная. 1788. Нов. ежемес. сочинения 1788 ч. 24. // Очерк культ. 18 3 23. || … Исторический словарь галлицизмов русского языка

визирование

Значения в других словарях

  1. визирование — Подписание документа должностным лицом, удостоверяющее согласие с его содержание или обязующее всех, кому он адресован, исполнять или руководствоваться изложенным в нем. В. необходимо для устранения обезлички в процессе управления. Большой бухгалтерский словарь
  2. визирование — 1. виз/и́р/ова/ни/е¹ (от виз/и́р/ова/ть(ся)¹. 2. виз/и́р/ова/ни/е² (от виз/и́р/ова/ть(ся)². Морфемно-орфографический словарь
  3. визирование — ВИЗ’ИРОВАНИЕ, визирования, мн. нет, ср. (офиц.). Действие по гл. визировать1. Визирование паспорта. II. ВИЗ’ИРОВАНИЕ, визирования, мн. нет, ср. (спец.). Действие по гл. визировать2. Визирование отдаленных предметов. Толковый словарь Ушакова
  4. визирование — Визирование, визирования, визирования, визирований, визированию, визированиям, визирование, визирования, визированием, визированиями, визировании, визированиях Грамматический словарь Зализняка
  5. Визирование — В судебной баллистике способ визуального или инструментального определения положения плоскости траектории полета снаряда (пули) относительно местных предметов. При осмотре места происшествия В. производится следователем или специалистом-криминалистом. Криминалистическая энциклопедия
  6. визирование — I. ВИЗИРОВАНИЕ I я, ср. visière f. В геод. — направление луча зрения чрез две точки инструмента на какой-л. предмет. Павленков 1911. Визирование, или наука счислением мерятельная. 1788. Нов. ежемес. сочинения 1788 ч. 24. // Очерк культ. 18 3 23. Словарь галлицизмов русского языка
  7. визирование — орф. визирование, -я Орфографический словарь Лопатина
  8. Визирование — Совмещение визирной линии (См. Визирная линия) астрономического или геодезического инструмента с направлением на выбранную точку удалённого предмета или на небесное светило. Большая советская энциклопедия
  9. визирование — 1) -я, ср. Действие по знач. глаг. визировать 1. Визирование паспорта. 2) -я, ср. Действие по знач. глаг. визировать 2. Угол визирования. Плоскость визирования. Малый академический словарь
  10. визирование — сущ., кол-во синонимов: 2 визировка 1 подписание 8 Словарь синонимов русского языка

Какие документы визируются полистно и постранично? Как это делается?

Полистное визирование проектов документов, т.е. парафирование, всегда применялось по отношению к международным и внешнеторговым договорам, в международной переписке. Параф – это особая разновидность визы, которая защищает носитель документа, т.к. должна существенно затруднить подмену листов многостраничных документов. Оформляется параф после завершения процедуры согласования на уже окончательно согласованном и подготовленном к подписанию проекте документа.

ГОСТ Р 6.30-2003 (п. 3.24) и новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 (п. 5.21), который вступит в силу 01.07.2018, предусматривают, что полистное визирование документа и его приложений может применяться по усмотрению организации.

Поэтому в Инструкцию по делопроизводству организации можно включить обязательность полистного визирования многостраничных документов и документов с приложениями, которые оформляются по наиболее значимым для организации вопросам деятельности. К ним относятся, например:

  • учредительные и иные корпоративные документы (Устав, изменения в него, Положения о филиалах, Положение об общем собрании участников и пр.);
  • локальные нормативные акты (Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о порядке хранения и использования персональных данных работников и пр.);
  • документы, издаваемые совместно с профсоюзной организацией (коллективный договор, Положение о комиссии по трудовым спорам) или по согласованию с ней (Правила внутреннего трудового распорядка);
  • а также договоры (в своей инструкции вы можете определить, все ли договоры парафировать с вашей стороны, а если не все, то каких разновидностей);
  • доверенности;
  • документы с грифами ограничения доступа и т.п.

При этом необходимо установить, кто из руководителей или сотрудников-исполнителей имеет право визировать подготовленные проекты соответствующих документов, а также правила оформления парафа. ГОСТ Р 7.0.97-2016 состав атрибутов парафа и примеры его оформления не устанавливает, но в деловом обороте сложились следующие варианты:

  • самый распространенный – это проставление только личного росчерка (Пример 1);
  • реже к нему добавляют его расшифровку (в виде И.О. Фамилии) и
  • совсем экзотическим вариантом становится добавление сюда еще и даты;
  • практически никогда параф не оформляется с полным составом атрибутов визы, т.е. с наименованием должности, личным росчерком, расшифровкой и датой визирования.

Рисунок 1

Создание нижнего колонтитула в верхнем меню MS Word 2010

СвернутьПоказатьРисунок 2

Зона для заполнения созданного нижнего колонтитула

СвернутьПоказатьПример 1

Формулировка в договоре о его парафировании и само парафирование

СвернутьПоказатьПример 2

Парафирование договора в специально отведенных местах на нижнем поле

СвернутьПоказать

Местоположение парафа – нижнее поле документа. Если он многосторонний (например, договор), то обычно одна сторона ставит подпись слева, а другая – справа (Пример 1). На договорах для парафа порой делают заготовки с указанием, какой стороне принадлежит данный росчерк, в виде соответствующих родовых слов, которые берутся из преамбулы договора (Пример 2).

Технически это удобно сделать в MS Word при помощи нижнего колонтитула. Для его создания на вкладке верхнего меню «Вставка» выбираете команду «Нижний колонтитул», далее раскрывается меню, в котором выбираете нужный вам вариант (Рисунок 1). После этого курсор оказывается в пустом нижнем поле документа (Рисунок 2), где вы с клавиатуры набиваете заготовку для парафа. Чтобы выйти из нижнего колонтитула, сохранив его, обратно в текст документа, достаточно нажать клавишу «Esc».

В вопросе отдельно упоминаются листы и страницы документа. Как правило, документы печатаются только на 1 стороне листа, тогда на каждом оказывается лишь 1 страница текста. Параф располагается на лицевой стороне листа там же, где и текст. Если вы все-таки столкнетесь с документом, распечатанным на двух сторонах листов, то достаточно будет парафировать лишь одну сторону каждого листа для защиты его от подмены (если иное особо не оговорено в самом документе).

Если в тексте подписываемого договора не указано, какое лицо его должно парафировать (например, только то, которое его подписывает, – как в Примере 1), то парафировать документ может и другой человек (например, юрист все проверяет и парафирует, а гендиректор потом спокойно подписывает).

Полистать демо-версию печатного журнала

Согласование, подписание и утверждение документа

Согласование

Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами.

Это делается для проверки целесообразности и своевременности документа, соответствия действующим законодательным и нормативным актам и является, по существу, оценкой проекта.

Согласование проводится внутри учреждения и вне его. Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания согласовываются с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе.

Если выполнение документа связано с финансовыми затратами, требуется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером).

Обычно это договоры и соглашения, заключаемые организацией (фирмой) на получение или отпуск товарно-материальных ценностей, выполнение работ и услуг; приказы об установлении должностных окладов, надбавке к заработной плате, премировании и т.д. Таким образом, виза бухгалтера предусмотрена на большом количестве документов.

Внутреннее согласование оформляется визой согласования документа, состоящей из указания должности визирующего, его подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты. Например:

Главный бухгалтер (подпись) Л.И. Иванова

или

Юрисконсульт Зав. бюро персонала

Подпись Е.М. Моисеева Подпись М.М. Черняк

25.06.2007 26.06.2007

В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту они излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. В этом случае виза оформляется так:

Замечания прилагаются………

Должность

Личная Расшифровка

подпись подписи

Дата

Место визы: если подлинник документа будет отправлен, то виза располагается ниже подписи или на левом поле последнего листа того экземпляра копии, который будет оставлен в учреждении.

Для документов, подлинники которых остаются в организации (это прежде всего внутренние документы), виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинника документа.

В учреждении должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимы при оформлении. Такой перечень целесообразно дать в приложении к инструкции по делопроизводству. Работники службы делопроизводства должны хорошо знать, без чьих виз документ не может быть представлен на подпись руководителю.

При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно с несколькими специалистами без его распечатки на бумаге.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.

Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа.

Гриф согласования имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование, другим документом, чаще всего письмом, протоколом и т.п.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Директор школы № 583 Подпись В.В. Соколова

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания профкома

09.08.2007 № 25

СОГЛАСОВАНО

Письмо Минздрава России

05.09.2007 №65-17/184

В первом случае после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименование должности, включая наименование организации, ставится личная подпись, дается ее расшифровка и указывается дата. Во втором случае после слова СОГЛАСОВАНО указываются вид документа, его дата и номер.

Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек.

При необходимости согласования с несколькими организациями может составляться отдельный лист согласования.

Подписание и утверждение документов

Подпись — обязательный реквизит служебного документа, придающий ему юридическую силу. Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Документы, составляе-

мые в учреждениях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи. Например, решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. Так же подписывается протокол.

Две и более подписи ставятся на документах, за содержание которых отвечают несколько лиц. Договоры и контракты подписывают договаривающиеся стороны.

Документы, составляемые комиссией, например акты, подписывают все ее члены.

Денежно-финансовые документы имеют особенности в составе удостоверения. Их подписывает руководитель учреждения и главный бухгалтер. Специальный пункт Федерального закона «О бухгалтерском учете» посвящен порядку подписания первичных учетных документов. В нем говорится: «Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами».

Реквизит «подпись» состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, его личной подписи и ее расшифровки, в которой указываются инициалы и фамилия.

Придавая большое значение указанию должностных лиц, подписывающих документ, в Федеральном законе «О бухгалтерском учете» (ст. 9) и «Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» реквизит «подпись» разделен на два реквизита: «должность лица, подписывающего документ» и «подпись должностного лица».

В документах, изготовленных на бланках, в название должности название учреждения не входит.

Например:

Директор института Подпись В.Т. Логинов

При оформлении документа на чистом листе бумаги название должности включает наименование учреждения.

Например:

Директор Всероссийского научно -иссл едова тел ъского института документоведения

и архивного дела Подпись М.В. Ларин

В вузах, научных учреждениях в должностях указываются ученая степень и звание.

Например:

Зав. кафедрой зоологии

проф., д-р биолог, наук Подпись И.Ф. Милютин

Допускается в реквизите «подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки».

Подписи нескольких должностных лиц на документе располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименования должностей разделяются между собой двумя межстрочными интервалами.

Например:

Председатель Л.Н. Тучкова

Секретарь О.И. Дубровина

Если документ подписывает несколько лиц, равных по должности, их подписи располагаются на одном уровне.

Например:

Директор школы № 565 Директор бассейна «Заря»

Подпись О. О. Никитина Подпись Е.А. Бландинская

Следует помнить, что в случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена на документе, если документ подписывает его заместитель или исполняющий обязанности, обязательно указывается фактическая должность подписавшего документ путем внесения исправлений (допечатывается «зам.» или «и. о.») и указывается его фамилия. Проставление косой черты перед указанием должности или предлога «За» является грубой ошибкой. Не допускается также подпись от руки «Зам.».

Порядок подписания документов, создаваемых и передаваемых с помощью компьютерных систем, определен в ст. 5 Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации»:

«1. Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации.

  • 2. Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
  • 3. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью.

Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.

4. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии. Порядок выдачи лицензий определяется законодательством Российской Федерации».

Электронные документы с электронной подписью в последнее время получают все более широкое распространение, что связано с принятием Федерального закона «Об электронной цифровой подписи». Целью Закона «является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Принятие Закона «Об электронной цифровой подписи» открывает широкие перспективы использования электронного документа в сфере управления. Так, ст. 16 Закона гласит: «Федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, а также организации, участвующие в документообороте с указанными органами, используют для подписания своих электронных документов электронные цифровые подписи уполномоченных лиц указанных органов, организаций».

Самое широкое распространение электронные документы с электронной подписью должны получить в коммерческих организациях и прежде всего в сделках по купле-продаже и в других операциях по предоставлению услуг, которые требуют наибольшей оперативности.

Печать

Для заверения подлинности на подпись ответственного лица проставляется печать. В учреждениях, как правило, печати бывают двух видов: одна гербовая печать (или приравненная к ней в коммерческих организациях) и несколько простых. В соответствии со ст. 4 Федерального конституционного закона Российской Федерации «О Государственном гербе Российской Федерации» «Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органах, организаций и учреждений, а также органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями».

Форма, размеры и технические требования к гербовой печати определены достаточно точно в новой редакции ГОСТ Р51511—2001 «Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» с изменениями, внесенными постановлением Госстандарта России от 25.12.2002 № 505.

Гербовая печать изготавливается круглой формы. В центре печати изображается герб Российской Федерации, а по окружности наименование юридического лица, которое должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Сокращенное наименование приводится в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах и помещается в круглых скобках после полного. Наименование на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно установлено в учредительных документах и пишется после наименования на русском языке.

Требования к печати акционерных обществ описаны в п. 6 ст. 2 Федерального закона «Об акционерных обществах»: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации».

Гербовая печать или приравненная к ней в негосударственных учреждениях проставляется на подлинниках документов, требующих особого удостоверения: договорах, документах, удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка, диплом и т.д.). Перечень документов, на которые ставится печать, дан в приложении к книге.

Многие бухгалтерские документы требуют проставления гербовой (в коммерческих организациях — приравненной к ней) печати. Это и гарантийные письма на выполнение работ, услуг и т.д.; поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные и др.); заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.); доверенности (на получение товароматериальных ценностей) и т.д.

Простые печати бывают различной формы: круглая, квадратная, треугольная и прямоугольная. На них нет изображения герба, а воспроизводится название учреждения или структурной части. В учреждении таких печатей может быть несколько, их оттиски проставляются на справках и пропусках, копиях документов, выходящих за пределы учреждения, размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке, при опечатывании пакетов, бандеролей, шкафов и дверей сейфов и т.д.

Письма, выполняемые на бланках, кроме гарантийных, не требуют удостоверения печатью.

Отметка о заверении копии

Службе делопроизводства или секретарям приходится заверять соответствие копии документа подлиннику. Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита «Подпись документа». Она включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку (два инициала и фамилия) и дату заверения.

Например:

Верно

Секретарь Личная подпись Т. В. Романова

Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, заверительную отметку удостоверяют печатью.

Гриф утверждения документа

После подписания некоторых видов документов, и прежде всего организационных, требуется их утверждение, после чего они приобретают юридическую силу. Необходимость утверждения этих документов обычно предусмотрена в нормативных актах.

Утверждение санкционирует содержание документа или распространяет его действие на определенный круг лиц и организаций. Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: специально издаваемым документом (чаще всего распорядительным: постановлением, решением, приказом, иногда протоколом) или должностным лицом. На утверждаемом документе проставляется гриф утверждения, имеющий соответственно два варианта оформления:

УТВЕРЖДАЮ

Президент акционерного общества «Гималаи»

Подпись Е. А. Султанов 15.05.2007

УТВЕРЖДЕН

Приказом Министра здравоохранения России 15.05.2007 №36

Слова УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕН пишутся прописными буквами без кавычек. Далее в зависимости от вида утверждения указывается должность лица, утверждающего документ, его подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия) и дата. Документ может быть утвержден руководителем своей организации или вышестоящей.

Если документ утверждается другим документом (постановлением, решением, приказом, протоколом), то указывается наименование утверждающего документа в творительном падеже, его дата и номер, а слово УТВЕРЖДЕН (о, а, ы) согласовывается с видом утверждения документа. Например: акт — утвержден; инструкция — утверждена; правила — утверждены; положение — утверждено.

Располагается гриф утверждения в верхней правой части документа (на месте адресата в бланке письма).

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, дан в приложении к книге.

  • Федеральный закон от 21Л1.1996 № 129-Ф «О бухгалтерском учете». Ст. 9, п. 3.

Что такое визирование документа

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *